Een kantoor verhuist u niet op een zaterdagochtend tussendoor. Er hangen werkplekken, archieven, apparatuur en afspraken met klanten aan vast, en elke uur dat uw team niet kan werken kost geld. Het goede nieuws: met een helder draaiboek is een kantoorverhuizing goed te beheersen. Hieronder een draaiboek in vijf fasen, met per fase wat u zelf regelt en wat u aan de verhuizer overlaat.
Fase 1 — Inventariseren: wat gaat er mee, en waarheen?
Begin met een overzicht per ruimte. Tel de werkplekken, noteer welke kasten, archiefstellingen en vergadermeubels meegaan en wat u achterlaat of afvoert. Meet het grote meubilair en vergelijk dat met de plattegrond van het nieuwe pand: past de vergadertafel door de deur en in de lift?
- Werkplekken: bureau, stoel, ladeblok, schermen en persoonlijke spullen per medewerker.
- Archief: welke dossiers zijn nog nodig, welke kunnen digitaal of naar de vernietiger?
- Apparatuur: printers, servers, netwerkkasten en keukenapparatuur apart benoemen.
- Bijzondere objecten: een kluis, kunstwerk of zwaar apparaat meldt u vooraf. Dat staat ook in onze voorwaarden, omdat zulke objecten eigen materiaal en extra handen vragen.
Hoe completer dit overzicht, hoe preciezer de offerte. Voor een kantoor geven wij geen richtprijs uit de rekenaar maar een offerte op maat; een zakelijke verhuizing begint bij € 1.204 inclusief btw.
Fase 2 — Het moment kiezen
De grootste kostenpost van een kantoorverhuizing is vaak niet de verhuizer, maar de tijd dat uw mensen niet kunnen werken. Kies daarom bewust:
- Doordeweeks na sluitingstijd werkt goed voor kleinere kantoren: inpakken overdag, verhuizen ’s avonds, de volgende ochtend weer open.
- In het weekend heeft u de meeste ruimte voor grotere kantoren of een serverruimte. Houd rekening met een weekendtoeslag van 25% op het tarief.
- Gefaseerd verhuizen, afdeling voor afdeling, is verstandig als u niet alles tegelijk kunt missen.
Leg de datum vroeg vast. Een offerte van ons is 14 dagen geldig; is hij eenmaal schriftelijk geaccepteerd, dan ligt de afgesproken prijs vast.
Fase 3 — IT, bereikbaarheid en communicatie
Wijs één persoon aan die het overzicht houdt over IT: wie koppelt de apparatuur los, wie sluit hem op het nieuwe adres weer aan, en wanneer werkt internet daar? Vraag de internetaansluiting op het nieuwe adres ruim op tijd aan, want die heeft vaak een eigen levertijd.
Vergeet de buitenwereld niet. Zet het nieuwe adres op uw website, in uw e-mailhandtekening en op facturen, geef het door aan leveranciers en de Kamer van Koophandel, en laat klanten weten of u op de verhuisdag beperkt bereikbaar bent.
Fase 4 — De verhuisdag: een vaste volgorde
Een kantoorverhuizing loopt het soepelst als iedereen weet wat waar hoort. Werk daarom met een labelsysteem: elke doos, elk bureau en elk scherm krijgt een code die verwijst naar een kamer en werkplek op de plattegrond van het nieuwe pand. De plattegrond hangt op de verhuisdag bij de ingang.
- Archief, voorraad en alles wat niet dagelijks nodig is gaat als eerste.
- Daarna het gezamenlijke meubilair: vergaderruimtes, kantine, kasten.
- Werkplekken en IT als laatste, zodat ze als eerste weer kunnen draaien.
Kasten en bureaus die uit elkaar moeten, demonteren en monteren wij; montage rekenen we per uur, vanaf € 91. Zorg zelf dat er bij beide panden plek is voor de wagen en dat de toegang (sleutels, pasjes, lift) geregeld is. Iemand van uw kant is aanwezig bij het laden en het lossen, zodat vragen meteen beantwoord worden.
Fase 5 — De eerste werkdag op het nieuwe adres
Loop op de eerste ochtend samen met uw IT-verantwoordelijke de werkplekken langs. Werkt alles, staat alles op de juiste plek? Ziet u schade, meld die dan binnen 24 uur na aflevering; dat is de termijn uit onze voorwaarden. Tijdens het transport is uw inboedel all-risk verzekerd.
Nog niet klaar om te verhuizen?
Staat het nieuwe pand nog niet klaar, of wilt u tijdelijk minder meubilair kwijt? Wij hebben 500 m² opslag. Opslag begint bij € 103 per maand, dus u hoeft niet alles op één dag te regelen.
Kantoorverhuizing in voorbereiding? Lees ook onze uitgebreide gids voor kantoorverhuizingen, bekijk de dienst bedrijfsverhuizing of vraag een offerte aan. Dan zetten wij de planning en de prijs voor u op papier.